PÖYTÄKIRJA

Hallituksen kokous 1/2010
Iltakoulu ry.
Aika: lauantai 09.01.2010, klo 17:30
Paikka:	Ravintola Telakka, Tullikamarinaukio 3, Tampere
YTHS:n saunatila, Kalevantie 3, Tampere

Läsnäolijat:
Gritten Naams, puheenjohtaja
Matti Muhli, sihteeri
Saara Kuittinen
Mira Keränen
Hanna Meriläinen
Jere Seikkala
Aleksi Harmokivi
Ilari Väänänen
Veikko Mäkelä
Maria Tervonen
Aki Luoto
Johannes Lehtinen
Raimo Muurinen, saapui 18.12

1.	Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.36.

2.	Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3.	Pöytäkirjantarkastajien valinta
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Ilari Väänänen ja Johannes Lehtinen.

4.	Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin sinällään työjärjestykseksi.

5.	Ilmoitusasiat ja posti
Puheenjohtaja muistutti, että yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
Varmistettiin, että kaikki hallituksen jäsenet ovat käyneet läpi Iltakoulu ry:n säännöt.

Hallituksenvaihtokonferenssi järjestetään 17.-18.01. Kauppilan matkailutilalla Ikaalisissa. Iltakoulu suorittaa ensin tapahtumasta aiheutuvat maksut ja perii ne jälkikäteen osallistujilta.

Tiedotus- ja ainejärjestötilavastaavaa muistutettiin aj-tilapäivystyslistojen ja kulkuoikeuksien päivityksestä.
6.	Talous
Puheenjohtaja ja rahastovastaava muistuttivat Iltakoulun aiemmasta päätöksestä: hankinnoista haettavista korvauksista on toimitettava kuitit rahastovastaavalle kahden kuukauden kuluessa ostotapahtumasta. Korvaushakemuksiin tarvittavia lomakepohjia on Iltakoulun aj-tilassa.

Jokaisella hallituksen jäsenellä on käytettävissään taloudellista päätösvaltaa 10€ ostoskertaa kohti ilman hallituksen päätöstä, mutta hankintojen pitää liittyä Iltakoulun toimintaan. Lopullinen päätösvalta koskien hankinnoista myönnettäviä korvauksia on rahastovastaavalla.

Anti-lehden budjetti on pienempi, kuin edellisvuonna, sillä tarkoituksena oli painaa vain kaksi kappaletta aiemman neljän sijaan. Kuitenkin vuoden 2009 Antin tuplapainos ilmestyy vasta tammikuussa, joten vuoden 2010 aikana tulee ilmestymään neljä Anti-lehteä. Näistä ei makseta veroja, mutta pienemmän budjetin vuoksi on syytä tarkailla Anti-lehtien painokuluja.

7.	Tilin käyttöoikeuksien muuttaminen
Iltakoulu Ry:n tilinumero on 472660-27524. Anna-Riikka Räisäseltä poistetaan Iltakoulun tilinkäyttöoikeudet ja Tiina Niemiseltä tilinkäyttöoikeudet, pankkikortin käyttöoikeus ja verkkopankkitunnukset; Gritten Naamsille myönnetään tilinkäyttöoikeudet ja Hanna Meriläiselle tilinkäyttöoikeudet, pankkikortin käyttöoikeus ja verkkopankkitunnukset.

8.	Haalarit, haalarimerkit ja laulukirjat 
Ainejärjestötilassa on ollut koko syksyn neljä tilattua haalaria, joita ei ole haettu. Päätettiin myydä ne pois joko alkuperäisille tilaajilleen tai mahdollisesti muille kiinnostuneille. Kv. ja tasa-arvovastaava Veikon mukaan uusilla vaihto-opiskelijoilla voisi olla kiinnostusta ylimääräisten haalareiden ostamiseen, jos ne saisi hieman alkuperäistä hankintahintaa (30€) halvemmalla.

Haalarimerkit ja laulukirjat ovat tällä hetkellä säilössä Iltakoulun ainejärjestötilassa lukottomassa kaapissa. Puheenjohtaja painotti, että on kulloisenkin aj-tilapäivystäjän vastuulla vartioida tavaroita tilan ollessa auki, sillä niissä on kiinni paljon rahaa. Kaappiin päätettiin hankkia uusi lukko.

Politologin laulukirjojen hinta alennettiin kuuteen euroon, jotta niitä saataisiin myytyä enemmän. Laulukirjoja on tällä hetkellä jäljellä reilut 70 kappaletta.

9.	Iltakoulun tiedottaminen
Nettisivujen nopea ajantasaistaminen on tarpeen. Tiedotusvastaava Jere alkaa hoitaa asiaa heti saatuaan siihen perehdytyksen edeltäjältään.

Päätettiin aloittaa Iltakoulu-uutisviestien jakaminen politiikan tutkimuksen laitoksen opiskelijoiden sähköpostiin pari kertaa kuussa, esimerkiksi hallituksen kokousten jälkeen. Tarkoituksena on tiedottaa yhtenäisesti, tiivistetysti ja keskitetysti Iltakoulun sekä hallituksen toiminnasta.

Jokaisen hallituksen vastaavan tulee laittaa omista tiedotteistaan englanninkielinen tiivistelmä myös POL INT -sähköpostilistalle, jotta kv. vastaavan ei tarvitse vastata kaikesta Iltakoulun tapahtumatiedotuksesta vaihto-opiskelijoille. Tarvittaessa viestit voidaan lähettää keskitetysti kv. vastaava Veikon kautta, mutta tiivistelmät on toimitettava hänelle lähetysvalmiina.
Vaihto-opiskelijoille tarkoitetun Iltakoulun jäsenmaksun (5€) tarpeellisuutta ja sen mahdollista poistamista tullaan harkitsemaan. Näistä suorituksista saatavat vuosittaiset tulot ovat varsin pieniä, ja tärkeämpää olisikin saada vaihto-opiskelijoita osallistumaan aktiivisemmin Iltakoulun tapahtumiin.

Raimo Muurinen saapui kokoukseen kello 18.12

Kokous keskeytettiin ravintola Telakalla kello 18.25
Ilari Väänänen poistui kokouksesta kello 18.25

Kokous jatkui YTHS:n saunatilassa kello 18.40

10.	Toimikunnat
Kerrattiin toimintaperiaatteet: Toimikunnat toimivat ensisijaisesti hallitusvastaavien apuna ja ne ovat avoinna kaikille Iltakoulun jäsenille. Toimikuntien tarkoituksena ei ole kerätä varoja tai solmia sponsorointisopimuksia, pois lukien työelämätoimikunta, mutta silläkään ei ole toimivaltuuksia ilman hallituksen päätöstä. Kaikki toimikunnat ovat Iltakoulu ry:n alaisia eivätkä ne ole päätösvaltaisia ilman hallitusta.

Juhla- ja tapahtumatoimikunta: Ei erityistä tiedotettavaa.

Kv. ja tuutorointitoimikunta: Toimintaa koetetaan käynnistää uudelleen alkaneen hallituskauden aikana.

Kopo- ja ulkosuhdetoimikunta: Toimikunta kokoontuu lähiaikoina koulutuspoliittisen vastaavan Johanneksen johdolla.

Kulttuuri- ja liikuntatoimikunta: Ei erityistä tiedotettavaa.

Työelämätoimikunta:
- Toimikunta järjestää työelämäpäiväseminaarin keskiviikkona 17.02. yliopiston Linna-rakennuksen Väinö Linna -salissa. Kaikki Iltakoulun jäsenet tullaan kutsumaan tapahtumaan. Tapahtumaan osallistuu myös Iltakoulun alumneja ja päivä sisältää mm. työpajatoimintaa sekä cocktail-tilaisuuden.
- Työelämätoimikunnan verkkosivut ovat työn alla.
- Tulossa joitakin työelämätoimikuntaa koskevia lehti- ja videohaastatteluja talven aikana. Lisäksi varainhankinta- ja työelämävastaava Raimo julkaisee piakkoin Ura- ja rekrytointipalveluiden tekemän selvityksen politiikan tutkimuksen laitokselta valmistuneista ja heidän sijoittumisestaan työelämässä.
- Työelämätoimikunta tulee kutsumaan hallituksen keskustelemaan työelämätoimikunnan toiminnasta lähitulevaisuudessa.

Ilari Väänänen palasi kokoukseen kello 18.47

11.	Muut esille tulevat asiat
Iltakoulu_jutut -sähköpostilistan liittymisohjeet päätettiin lisätä Iltakoulun nettisivuille, jotta epävirallisista tapahtumista sopiminen ja keskustelu helpottuvat tulevaisuudessa.

Iltakoulu, SOS ja Interaktio järjestävät yhdessä erityisesti vaihto-opiskelijoille suunnatun kansainvälisen pubikierroksen kevättalven aikana.

12.	Seuraavasta kokouksesta sopiminen
Seuraava kokous järjestetään maanantaina 25.01. kello 16.15

13.	Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 19.05

Gritten Naams					Matti Muhli
Puheenjohtaja					Sihteeri

Ilari Väänänen					Johannes Lehtinen
Pöytäkirjantarkastaja				Pöytäkirjantarkastaja